Müheloses DSGVO-Management

Der ganzheitliche IT-Lösungsanbieter Tarox hat für seine TSD-Software mit der neuen Datenschutz-Suite ein Modul entwickelt, mit dem Unternehmen ab sofort mühelos alle verlangten Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllen. Die gesamte Dokumentation etwa der Nachweise transformieren Anwender damit zum digitalen Prozess, der sicher und komfortabel zu managen ist. Zusätzlich stellt Tarox auf Wunsch externe Datenschutzbeauftragte zur Seite. Zur Leitmesse CeBIT als prominente Premiere erleben Besucher vom 11. bis 15. Juni am Stand D 64-14/15 in Halle 13 erstmals live das innovative Angebot.

„Unsere neue Datenschutz-Suite erleichtert enorm, in jedem Unternehmen rechtssicher DSGVO-Konformität umzusetzen“, verspricht Alexander Linnemann als verantwortlicher Bereichsleiter Consulting der Tarox AG. Mit der Einführung des neuen Moduls begegne das Unternehmen aus Lünen dem steigenden Bedarf und der großen Nachfrage im Mittelstand. „Mit der Weiterentwicklung treiben wir zudem Tarox Smart Documents (TSD) konsequent als ganzheitliche Software-Lösung für einfaches Enterprise Content Management voran“, betont Linnemann den marktorientierten Ansatz, auch für KMU-Kunden ein individuell anzupassendes ECM-System vorzuhalten, bei dem aufeinander abgestimmte Bausteine beim komfortablen Bearbeiten von Vorgängen ineinandergreifen.

Das Leistungsspektrum umfasste zuvor schon fünf TSD-Module inklusive Business Apps, mit denen einzeln oder verknüpfbar das digitale Akten-Management rund um Kunden, Lieferanten, Personal, Vertrag und Fuhrpark einfach zu handhaben ist. Mithilfe der Tarox Smart Documents lässt sich jeder Vorgang so bearbeiten und bei vielen Prozessen sogar automatisieren, was Zeit und Aufwand spart. Alle Vorteile dieses digitalen Dokumenten-Managements bis hin zur revisionssicheren Archivierung bringt nun auch die neue Datenschutz-Suite mit, die dadurch effektiv und nachhaltig über viele Unternehmensabteilungen hinweg wirkt.

Der kreative Kopf hinter der Konzeption heißt Burkhard Hinz und ist Senior Consultant der Tarox ECM GmbH. Er sagt über die Software-Erweiterung: „Wie bei den vorherigen Modulen haben wir auch bei der Datenschutz-Suite fertige Akten-Strukturen für die schnelle und bequeme Bearbeitung in der digitalen Welt geschaffen.“ Das Programm laufe nach schon fünfminütiger Installation als gekauftes Software-Paket oder als gemietete Cloud-Lösung für Unternehmen. Die TSD-Software arbeite mit intuitiver Benutzeroberfläche und erlaube das gezielte Verarbeiten und Verwalten der digitalisierten Dokumente direkt nach Anlage im zentralen Posteingang. Burkhard Hinz, selbst schon seit vielen Jahren als Datenschutzbeauftragter tätig, hat bei der Entwicklung der neuen Suite besonders darauf geachtet, dass auch DSGVO-Laien von der simplen Handhabung profitieren.

Das gesamte ECM-System sei flexibel am Bedarf von kleinen und mittleren Unternehmen anzupassen, auch branchenspezifische Lösungen inklusive individueller Besonderheiten seien schnell umzusetzen. Das Entwicklerteam habe das Software-Produkt zudem so gestaltet, sagt Hinz, „dass auch mit der Datenschutz-Suite direkt oder schrittweise verschiedene Mandate und Standorte von Mittelständlern im deutschsprachigen Raum zu managen sind“. 

Bei aller Einfachheit in der Anwendung genügt das Datenschutz-System inhaltlich auch den Ansprüchen von Experten: Das Tarox-Team hat sich zur Umsetzung der DSGVO bei der Software an der VdS-Richtlinie 10010 orientiert, die alle maßgeblichen Anforderungen berücksichtigt. Neue Informationen wie rechtliche Fortschreibungen werden automatisch aktuell in die Software eingespeist. Das übersichtliche Dashboard wie im Cockpit eines Flugzeugs kommt Fachleuten wie Anfängern entgegen. Via Stichwortsuche, Priorisierung und revisionssichere Versionenanzeige sind Vorgänge konform und komfortabel aufrufbar, zu bearbeiten oder automatisiert fortzuführen. Das Ordner-Verzeichnis enthält neben den Verfahren zur DSGVO viele nützliche Rubriken etwa zur externen Verarbeitung durch Auftragnehmer, über übergreifende IT-Sicherheitskonzepte oder für Unterweisungen von Mitarbeitern oder für Betroffenen-Rechte von der ersten Anfrage bis zur Auskunftserteilung.

„Wir schulen selbstverständlich alle Anwender mit unserem System“, betont Alexander Linnemann den Service bis zum sicheren Datenschutz. Selbst DSGVO-Unerfahrene lernen so den professionellen Umgang mit der Datenschutz-Suite, die allerdings auch als Experten-Tool dient für professionelle Datenschutzbeauftragte. Neben eigenen Fachleuten bei Tarox greift der IT-Lösungsanbieter auf ein bundesweites Netzwerk aus nahezu einhundert geschulten Datenschützern zu, die allesamt schon mit der Software arbeiten. Aus diesem Pool können Unternehmen auf Wunsch auch ihren eigenen externen Datenschutzbeauftragten buchen. Damit minimiert jede Unternehmensführung dann jedes Risiko, um hohen Geldstrafen bei DSGVO-Verstößen zu entgehen.